Huishoudelijk Reglement Huurders Stichting Portaal Nijmegen (HSPN)
-
Het vergaderreglement
- Het bestuur vergadert tienmaal per jaar. De vergaderduur is in principe 2 uur, maar hier kan met instemming van de aanwezige bestuursleden van worden afgeweken.
- Voorstellen worden aangenomen met gewone meerderheid van stemmen (helft van de aanwezigen + 1).
- Indien de stemmen staken, wordt het voorstel de volgende vergadering opnieuw besproken. Staken de stemmen opnieuw, dan is het voorstel verworpen.
- De voorzitter stelt een conceptagenda voor de bestuursvergadering op en verstuurt deze minimaal 1 week voor de vergadering naar alle bestuursleden.
-
De agenda van de bestuursvergadering bevat de volgende onderdelen:
- Opening en vaststelling van de agenda
- Mededelingen
- Vaststelling notulen van de laatste bestuursvergadering
- Bespreking van de actielijst, onderverdeelt in kort lopende en lang lopende acties
- Te bespreken onderwerpen
- Lopende zaken
- Wat verder ter tafel komt
- Rondvraag
-
Het bestuur
- De aanwezigheid van bestuursleden bij de bestuursvergadering is verplicht. Bij overmacht, vervalt deze verplichting vanzelfsprekend. De reden van afwezigheid is in ieder geval bij de voorzitter bekend.
-
Men kan bestuurslid worden door:
- te solliciteren
- voor te worden gedragen door een bestuurslid
- Een kandidaatsbestuurslid heeft een gesprek met een afvaardiging van het bestuur om zijn/haar geschiktheid voor een bestuursfunctie vast te stellen. De afvaardiging van het bestuur bestaat in ieder geval uit twee leden van het Dagelijks Bestuur (DB).
- Over de benoeming van een kandidaatsbestuurslid wordt gestemd. Het besluit over de toetreding van een nieuw bestuurslid wordt met algemene stemmen genomen.
- Na vier maanden volgt een evaluatiegesprek met de nieuwe bestuurder over diens functioneren. Dit gesprek wordt gevoerd met dezelfde afvaardiging van het bestuur. Op grond van dit gesprek volgt een advies over het al dan niet continueren van het lidmaatschap van het bestuur. Het voltallige - m.u.v. het nieuwe bestuurslid - bestuur besluit over dit advies met algehele meerderheid van stemmen.
- De bestuursleden zijn respectvol naar elkaar, zijn makkelijk toegankelijk voor elkaar en gaan discreet met vertrouwelijke informatie om.
- Jaarlijks vindt een gezamenlijk evaluatiegesprek plaats over het functioneren van het bestuur in het algemeen.
-
Individuele klachten over het functioneren van een bestuurslid, kunnen bij een
ander bestuurslid, die de rol van vertrouwenspersoon vervult, worden geuit en
besproken. Indien dit niet mogelijk is - vanwege het gemis aan voldoende
bestuursleden - neemt de voorzitter de rol van vertrouwenspersoon over.
N.B. Voor dit onderdeel van het H.H. reglement moet een procedure worden opgesteld.
-
Het Dagelijks Bestuur (in aanvulling op de statuten)
- Het bestuur kiest uit haar midden een voorzitter en twee bestuursleden, die samen het Dagelijks Bestuur (DB) vormen. De leden van het DB dienen met algemene stemmen te worden gekozen. Als dit niet haalbaar is, dan is tijdens de volgende bestuursvergadering een 2/3 meerderheid voldoende. Indien er geen 2/3 meerderheid van stemmen is, besluit het bestuur tijdens de volgende bestuursvergadering met gewone meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, volgt de procedure zoals beschreven onder A. Het vergaderreglement: punt 3.
- De leden van het DB hebben allen een taakbeschrijving van hun verantwoordelijkheden en hun werkzaamheden.
- De leden van het DB zijn de personen, die namens de stichting op grond van hun taakbeschrijving als eersten, in de publiciteit treden. De voorzitter heeft hierbinnen nog een bijzondere rol, namelijk dat alle publicaties en/of mailwisselingen die bestemd zijn voor zogeheten “derde” partijen (bijv. overheidsorganen, andere huurorganisaties, wooncorporaties, bewonerscommissies, huurders in het algemeen, etc.) eerst door hem/ haar/het worden gelezen, alvorens te worden verzonden/gepubliceerd.
-
Vergoedingen (in aanvulling op de statuten)
- Alle bestuursleden ontvangen een vrijwilligersvergoeding, die maandelijks wordt over gemaakt. De hoogte van deze vergoeding is overeenkomstig de wetgeving in deze.
- Na de benoeming tot bestuurslid heeft het bestuurslid recht op de maandelijkse vergoeding. Deze regeling start op de eerste van de maand die op de benoeming volgt.
- Jaarlijks wordt in de maand december over de hoogte van deze vergoeding gesproken en neemt het bestuur een besluit over de hoogte hiervan voor het komende jaar.
- Overige kosten die redelijkerwijs niet onder de maandelijkse vergoeding vallen, worden schriftelijk bij de penningmeester ingediend. Penningmeester en voorzitter bepalen gezamelijk of deze declaraties worden vergoed.
- Declaraties worden uiterlijk vier weken na indiening door de penningmeester giraal vergoed.
-
Communicatie en contact met de huurders
- Het bestuur organiseert minimaal eenmaal per jaar een bijeenkomst met de zogeheten Huurdersraad.
- De stichting biedt de bewonerscommissies de mogelijkheid om een lid af te vaardigen in de zogeheten Huurdersraad. De Huurdersraad kan het bestuur van de stichting gevraagd en ongevraagd advies geven en/of vragen en haar om informatie verzoeken. De Huurdersraad bestaat uit minimaal 5 en maximaal 11 leden. Indien er vacatures zijn, kunnen ook andere huurders in de Huurdersraad plaats nemen.
- Jaarlijks organiseert het bestuur voor alle huurders van een woning van Portaal een zo geheten “verantwoordingsdag”. Tijdens deze bijeenkomst legt het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid.
- Het bestuur organiseert de contacten met de huurders zodanig, dat deze individueel en groepsgewijs hun stem kunnen laten horen.
- De stichting laat minimaal viermaal per jaar een (digitale) nieuwsbrief verschijnen. Daarnaast publiceert de stichting jaarlijks een periodiek - zoals een flyer - waarin in ieder geval haar doelstellingen en activiteiten staan vermeld. De werkgroep “Communicatie” bereidt deze publicaties voor.
- Aan de hand van hun taken, onderhouden bestuursleden contacten met de huurders.
Nijmegen, 15 mei 2024
