Bewoners­commissies: regeling

Huurders Stichting Portaal Nijmegen (HSPN) ondersteunt en stimuleert bewoners­commissies die de belangen op buurt- en complexniveau van huurders bij Portaal behartigen; inhoudelijk en ook op financieel gebied. De Stichting heeft ook ten doel dat een afgevaardigde van de bewonerscommissie deel gaat uitmaken van de "huurdersraad" die wordt opgericht.

Als huurders op buurt/complexniveau zich actief inzetten voor de kwaliteit van hun buurt of complex dan kunnen zij een bewoners- commissie oprichten. Hieraan worden een aantal voorwaarden gesteld:

1. Een bewoners­commissie moet een meerderheid van de bewoners van de buurt of het complex vertegenwoordigen en hun belangen behartigen Voorkeur gaat uit naar een volledige vertegen­woordiging. Een vertegen­woordiging van 51 % of meer is voorwaarde om door de Huurders Stichting Portaal Nijmegen, hierna te noemen HSPN, erkent te worden. Een bewoners­commissie die 70 % van de bewoners vertegenwoordigt kan makkelijker afspraken maken met Portaal samen met HSPN.
2. Een bewoners­commissie kan ook een vereniging zijn met wel of niet betalende leden. Een vereniging is officieel geregistreerd bij een notaris en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Hier zijn relatief hoge kosten verbonden, die niet door HSPN worden betaald, omdat het zijn van een vereniging, geen wettelijke vereiste is. Daarnaast biedt dit geen extra rechten in het overleg met Portaal, omdat Portaal op regionaal niveau het overleg met slechts één organisatie, HSPN, als Huurdersbelangen organisatie, in de zin van de overlegwet. De overige organen zijn voor Portaal Bewonerscommissies (met of zonder rechtspersoon­lijkheid).
3. Een bewoners­commissie dient aan de wettelijke voorwaarden zoals vastgelegd in de wet Overleg huurders­/verhuurders te voldoen. Dit houdt o.a. in: - dat er jaarlijks een Algemene Bewoners Vergadering wordt gehouden (met agenda, (kort) verslag, jaarplan (aanpak­punten), begroting en financiële verantwoording naar de leden.

Indien een bewoners­commissie aan deze voorwaarden voldoet, kan zij voor de activiteiten een financiële vergoeding krijgen van HSPN van maximaal € 250 per jaar (twee betalingen van € 125, waarbij de tweede betaling pas beschikbaar is als voor de eerste betaling een financiële verantwoording is overlegd; zie toelichting hieronder)

De Huurderbelangen Organisatie (HSPN) erkent een bewoners­commissie na het verstrekken van de volgende gegevens:

• een opgave van de doelstelling van de bewoners­commissie
• een lijst met de samenstelling van de bewoners­commissie (bestuur), met vermelding van namen, adressen en functies
• specifiek een actueel contactadres
• specifiek de actuele contact­gegevens van de persoon, die namens de commissie de financiën beheert.
• een opgave van het aantal wooneenheden dat men vertegen­woordigt (door middel van lijst met naam, adres en één handtekening per adres).

Ter compensatie van de te maken kosten van de bewoners­commissie wordt in het 1e half jaar een voorschot verstrekt van € 125,00. Dit bedrag dient bij HSPN (met een begroting) te worden aangevraagd. Een 2de vergoeding van € 125,00 is mogelijk nadat er over het eerste bedrag schriftelijk verantwoording is afgelegd, onder overlegging van de facturen. Ook over de 2de vergoeding is verantwoording verschuldigd. Per kalenderjaar kan men dus maximaal € 250,00 declareren.

Deze bijdrage is bedoeld voor printkosten, administratief materiaal, vergaderkosten, of andere activiteiten zoals bedoeld in de Overlegwet ("Huurderswerk "). Van de eerste bijdrage mag een geldkistje aangeschaft worden om de kas in te bewaren.

Uitgesloten voor vergoeding zijn: vrijwilligers­vergoedingen en kosten voor gezelligheids­bijeenkomsten, notaris­kosten en kosten bankrekening. Deze kosten maken geen deel uit van een bewonerscommissie in de zin van de Overlegwet. Deze kosten moet men dan ook zelf dragen. Daar een bewoners­commissie geen juridische entiteit is / hoeft te zijn, worden uitgaven die dat wel beogen (kosten KvK, - bankrekening) niet noodzakelijk en ook niet zinvol geacht. Als een bewoners­commissie geen rechtspersoon­lijkheid heeft, maar wel een zakelijke bankrekening wil openen, is de rekeninghouder alsnog op persoonlijke titel aansprakelijk (en het saldo wordt juridisch gezien als 'persoonlijk inkomen'). Dat maakt dat een zakelijke rekening voor bewoners­commissies zonder rechtspersoon­lijkheid ook als niet noodzakelijk en ook niet zinvol geacht als het gaat om huurderszaken.

Vergoeding van kosten:
Vergoeding van kosten van activiteiten, waarvan de kosten uitstijgen boven de maximale vergoeding, dienen vooraf met schriftelijke motivatie en specificatie worden aangevraagd.

De ondersteuning van HSPN kan gebeuren door de bestuurders zelf. Denk hierbij aan: organisatorische vragen, hulp bij de communicatie met Portaal, mee denken bij de aanpakpunten gedurende het jaar e.d. Daarnaast is het mogelijk de bewoners­commissie te ondersteunen door het inschakelen van externe deskundigen, bij complexe vraagstukken, renovatie­trajecten, juridische vragen e.d. De bewoners­commissie kan dan een verzoek aan HSPN doen om een externe deskundige laten inschakelen. Dit verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd ingediend te worden. De motivatie moet onder andere bestaan uit: doel, aard, duur en het te verwachten resultaat van de ondersteuning. Pas na goedkeuring door het bestuur van HSPN kan de deskundige ingeschakeld worden.

HSPN organiseert jaarlijks minimaal twee bijeenkomsten voor bewoners­commissies onder de naam "Huurdersraad" In deze bijeenkomsten worden de actuele zaken toegelicht en kan men vanuit de bewoners­commissies elkaar informeren, adviseren en stimuleren. Daarnaast is er dan het contact met de penningmeester van HSPN i.v.m. de afhandeling van de financiën.

• op kantoor aan de Graafseweg 274 Kamer 209 (maak wel eerst een afspraak, omdat wij maar beperkt aanwezig zijn)
• per telefoon 024 3 777 105 (beperkt bemenst, maar spreek anders een boodschap in)
• bericht via het contactformulier op deze website